V tej politiki pojasnjujemo, katere osebne podatke obdelujemo pri spletni strani warento.com in storitvi Warento, za katere namene, na kateri pravni podlagi, kako dolgo jih hranimo in katere pravice imate. Politika je pripravljena v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679, GDPR) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).
1. Upravljavec
Orbitra AI d.o.o.
[manjka: naslov], [manjka: poštna številka] [manjka: kraj], Slovenija
Matična številka: [manjka: matična številka]
E-pošta za vprašanja o osebnih podatkih: [manjka: e-naslov za zasebnost]
2. Kdaj smo upravljavec in kdaj obdelovalec
- Upravljavec smo za podatke obiskovalcev spletne strani, kontaktov strank in potencialnih strank, podatke za sklepanje pogodb in obračun ter za varnostne zapise, ki jih potrebujemo za delovanje in zaščito storitve.
- Obdelovalec smo za podatke, ki jih naše stranke (obrati) vnašajo v storitev – na primer podatke svojih zaposlenih, svojih strank in njihovih kontaktnih oseb, uporabnikov portala strank, naslovnikov pošiljk in zapise v revizijski sledi. Upravljavec teh podatkov je obrat, ki storitev uporablja; naše razmerje ureja pogodba o obdelavi osebnih podatkov. Če ste zaposleni ali stranka takega obrata, se za uveljavljanje pravic obrnite nanj; pri tem mu bomo pomagali.
3. Katere podatke obdelujemo kot upravljavec
| Namen | Podatki | Pravna podlaga | Hramba |
|---|---|---|---|
| Delovanje in varnost spletne strani in storitve | IP naslov, čas dostopa, zahtevani naslov, brskalnik, zapisi napak | zakoniti interes zagotavljanja varnosti in delovanja (čl. 6(1)(f) GDPR) | strežniški in aplikacijski dnevniki do 30 dni, razen ob preiskavi varnostnega dogodka |
| Uporabniški račun in prijava | ime, e-poštni naslov, geslo (shranjeno le kot zgoščena vrednost), jezik, vloga, nastavitve obvestil | izvajanje pogodbe z obratom (čl. 6(1)(b) GDPR) oz. zakoniti interes zagotavljanja dostopa uporabnikom obrata (čl. 6(1)(f) GDPR) | do izbrisa uporabnika ali prenehanja pogodbe z obratom |
| Varnost prijave in sledljivost dejanj | IP naslov pri dejanjih v revizijski sledi, neuspele prijave | zakoniti interes varnosti; za revizijsko sled tudi zahteve dobre proizvodne prakse obrata | IP naslovi v revizijski sledi 365 dni, nato se odstranijo; zapisi revizijske sledi in elektronskih podpisov se hranijo kot zapisi kakovosti obrata |
| Sistemska obvestila v storitvi in po e-pošti | ime, e-poštni naslov, vsebina obvestila | izvajanje pogodbe; zakoniti interes | prebrana obvestila 180 dni, neprebrana 365 dni |
| Komunikacija s strankami in potencialnimi strankami (npr. povpraševanje po predstavitvi) | ime, podjetje, e-poštni naslov, telefon, vsebina sporočila | ukrepi pred sklenitvijo pogodbe in izvajanje pogodbe (čl. 6(1)(b) GDPR); zakoniti interes odgovarjanja na povpraševanja | do 2 let po zadnjem stiku, če ne pride do sklenitve pogodbe |
| Sklepanje pogodb, obračun in računovodstvo | kontaktne osebe naročnika, podatki za izdajo računov, plačila | izvajanje pogodbe; zakonska obveznost (čl. 6(1)(c) GDPR) | računovodske listine v skladu z davčnimi predpisi (praviloma 10 let) |
Podatkov ne uporabljamo za oglaševanje in jih ne prodajamo. Na spletni strani ne uporabljamo analitičnih ali oglaševalskih piškotkov in ne nalagamo vsebin s strežnikov tretjih oseb (npr. pisav ali slik).
4. Prejemniki in podobdelovalci
Podatke lahko obdelujejo ponudniki, ki nam pomagajo izvajati storitev (gostovanje, pošiljanje e-pošte, varnostne kopije), in sicer le po naših navodilih in na podlagi pogodbe o obdelavi. Seznam je objavljen v prilogi pogodbe o obdelavi. Podatke posredujemo državnim organom, kadar to zahteva zakon.
Storitve, ki jih obrat poveže sam s svojim računom – na primer ponudnik umetne inteligence z lastnim API ključem ali dostavna služba za nalepke in sledenje – prejmejo podatke na navodilo obrata. Za obdelavo pri teh ponudnikih veljajo pogoji, ki jih je obrat sklenil z njimi.
5. Prenos v tretje države
Storitev gostujemo v Evropski uniji (Frankfurt, Nemčija (EU)). Če bi podobdelovalec podatke obdeloval zunaj EU/EGP, to storimo le ob ustreznih zaščitnih ukrepih v skladu s poglavjem V GDPR (npr. sklep o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule). Če obrat poveže zunanjega ponudnika umetne inteligence s sedežem zunaj EU, za zakonitost tega prenosa odgovarja obrat na podlagi svoje pogodbe s ponudnikom; storitev omogoča anonimizacijo imen pred posredovanjem.
6. Varnost
Uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, med drugim šifrirano povezavo (HTTPS), zgoščena gesla, šifrirano hrambo dostopnih ključev zunanjih storitev, dostop po vlogah in pravicah, ločevanje podatkov posameznih obratov, omejitev poskusov prijave, nespremenljivo revizijsko sled in šifrirane varnostne kopije. Podrobnejši opis je v prilogi pogodbe o obdelavi.
7. Vaše pravice
V zvezi z osebnimi podatki, ki jih obdelujemo kot upravljavec, imate pravico do:
- dostopa do podatkov in kopije podatkov,
- popravka netočnih podatkov,
- izbrisa, kadar podatki niso več potrebni ali obdelava ni zakonita,
- omejitve obdelave,
- prenosljivosti podatkov, ki ste nam jih zagotovili,
- ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa,
- preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi (preklic ne vpliva na zakonitost prej izvedene obdelave).
Zahtevo pošljite na [manjka: e-naslov za zasebnost]. Odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu; rok se lahko v zapletenih primerih podaljša za največ dva meseca, o čemer vas obvestimo. Pred odgovorom lahko preverimo vašo istovetnost.
Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana ([email protected], www.ip-rs.si), ali pri nadzornem organu v državi članici EU, kjer prebivate ali delate.
8. Avtomatizirano odločanje
Ne sprejemamo odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi in bi imele za posameznika pravne ali podobno pomembne učinke. Funkcije umetne inteligence v storitvi pripravljajo povzetke in predloge za uporabnike obrata, odločitve pa sprejemajo ljudje.
9. Piškotki
Uporabljamo samo nujno potrebne piškotke in lokalno shrambo brskalnika. Podrobnosti so na strani Piškotki.
10. Spremembe politike
Politiko lahko posodobimo, na primer ob novih funkcijah ali spremembi ponudnikov. Veljavna različica je vedno objavljena na tej strani z datumom začetka veljavnosti; o bistvenih spremembah stranke obvestimo po e-pošti ali v storitvi.